icn
icn
icn
img

איך תהליך הטמעת מערכת ERP בארגון יכולה לעזור לו להתנהל טוב יותר

כולם מסכימים שהשימוש במערכות ERP משפר באופן משמעותי את איכות ניהול הארגון. לרוב, מבטיחים לנו גם שהמערכת מותאמת בקלות לתהליכים עסקיים שונים ושמערכות ERP מעניקות גישה פשוטה וקלה לכל המידע שיש בארגון.  כל זה נכון, אבל נקודה חשובה שצריך לציין בכנות ללקוח היא שבהתחלה החברה תצטרך לעבור תהליך של הטמעה והסתגלות. במאמר זה ננסה לברר ולפשט את העניין כדי שתוכלו להימנע מטעויות שרבים עושים בתהליך זה.

img

בדרך כלל אנו מסבירים שמערכות ERP יסייעו לפתור בעיות שיש בעסק ולהקל על העבודה, הבעיה היא שרק לקנות מערכת ERP ולצפות שהיא תיישם את עצמה או שהחברה שממנה רכשתם את המערכת תיישם לכם אותה – זו טעות. הארגון צריך לסגל את תהליכי העבודה שבו למערכת, ובהתחלה זה ייראה כמו עבודה נוספת לצוות שגם ככה עסוק מאוד. אך ERP היא לא רק תוכנת מחשב, אלא תפיסת ניהול הארגון, שהטמעתה נעשית בצורה ממוחשבת.

השינוי הוא מהותי – כיצד להטמיע תהליכים ארגוניים עם מערכת ERP

ניקח לדוגמה עסק שמתנהל "על הנייר", ללא תהליכים עסקיים מובנים, כפי שנהג לעשות במשך שנים או עשרות שנים. במצב כזה הרבה תלוי בעובדים ספציפיים בשטח, ואם אדם מתפטר לפתע וחולה, המערכת תתקשה להתארגן מחדש. למשל, במחסנים של עסקים מסוימים יש לעתים קרובות עובדים שפשוט יודעים "איפה כל דבר נמצא" וללא נוכחותו של האדם הזה, לחפש מוצרים מסוימים יכול לקחת המון זמן ולגרום להמון עוגמת נפש.

כך שאתם מבינים שעסק מודרני  זקוק למרחב מידע אחד בו יפעלו כל עובדיו מכל הצוותים, ושם תצטבר היסטורייה של כל פעילותו של העסק. אם עסק רוצה לשרוד בשוק תחרותי של היום, עליו לבצע טרנספורמציה דיגיטלית, כלומר לחשוב מחדש על הדרך שבה עובדים, למען תקשורת אפקטיבית עם הלקוחות ולמען סדר כללי, כל זאת באמצעות שימוש בטכנולוגיות מודרניות וניתוח נתונים. 

אחרי סיור קטן באתר שלנו, אולי ניפגש? כתבו לנו!

נשמח לחזור אליך במשך היום

המטרה של כל השינוי הזה היא פשוטה - להגביר את היעילות של הארגון: להוציא פחות, להרוויח יותר ולהתעלות על המתחרים. כדי להשיג זאת, צריך בעצם להשקיע בהכשרתם של העובדים כדי שיעברו את התהליך הלמידה הנחוץ, הרי הם אלה שמתקשרים יום אחר יום עם המלאי והציוד ומה שיותר חשוב – עם הלקוחות.

כיצד נתאים את המערכת לארגון

במוקדם או במאוחר, כל חברה מתחילה לחשוב על הכנסת מערכת ERP שהיא אחת מסוגי מערכות המידע. רק בחברה ממש קטנה ERP עשוי להיות מיותר, אך לגבי ארגונים בינוניים וגדולים אין היום ספק: הם זקוקים למערכת זו. בקצרה, ERP (Enterprise Resource Planning) היא מערכת לתכנון וניהול משאבים ארגוניים. הכוונה היא לניהול את כל סוגי המשאבים: הפיננסים, המוצרים, הלקוחות ומשאבי אנוש.

חברות שמתחילות ליישם מערכת מודרנית וחזקה, לרוב מצפות להמשיך לעשות את מה שהן עשו ולקבל תוצאות טובות יותר. אבל יש לזכור שמערכת מסוג ERP יעילה רק אם הצוות והתהליכים העסקיים מתאימים להתייעלות. ככל שהתהליכים העסקיים מסודרים וההתנהלות של הצוות מאורגנת היטב, מערכת ERP תהיה יעילה יותר. ומאידך, אם מדובר במערכת כאוטית ובעובדים שלא משתפים פעולה, המערכת עצמה לא תועיל ואף מסרבל את החיים.

תכנון יישום של המערכת 

לפני תחילת פרויקט הטמעת ERP, חברה חייבת להגדיר את מטרותיה למספר שנים קדימה ולחשוב על חזון, כיצד תיראה החברה בעתיד. לאחר מכן, חשוב להעריך את מצב החברה כיום. ערכו רשימה של מה ניתן לשפר רק על ידי שינוי נהלים, ארגון מחדש של תהליכים עסקיים, הדרכה של הצוות, הגברת משמעת או תשומת לב רבה יותר לפרטים.

שיתוף פעולה והכשרת הצוות

מערכות ERP הן מערכות משולבות, ואחת מתוצאות היישום היא שמחלקות החברה חייבות לעבוד יחד על מנת להשיג את מטרות הפרויקט. אם אין קשר בין המחלקות – ההטמעה עלולה לקחת הרבה יותר זמן. חשוב שדרג הניהולי וכל הצוות יבינו זאת מראש.

הכשרת הצוות לפעמים כרוכה בהתגברות על הלחץ של העובדים שצריכים פתאום לעבור לעבוד במערכת לא מוכרת ובהתחלה הם עושים טעויות ומסתבכים. הדרך הטובה ביותר להתגבר על הלחץ הזה היא באמצעות הדרכת צוות יסודית. הכשרה כזו צריכה לכסות לא רק עבודה במערכת עצמה (על איזה כפתור ללחוץ), אלא גם נושאים כלליים יותר על תהליכי עבודה חדשים בארגון. גם אם יש לכם יועץ ליישום הפרויקט, עדיין אין תחליף לנכונות של הצוות להתגייס וללמוד לעבוד בצורה החדשה והיעילה, ולקחת אחריות על תפקודה.

מנהל פרויקטים ומומחה לשיווקי דיגיטל ו-UI&UX עם תואר BA בכלכלה וניסיון מקצועי של שנים רבות, השתתפתי בהצלחה במגוון פרויקטים שיווקיים לחברות ועסקים מגוונים בתעשיות שונות. מניסיוני העשיר בתחום, אני מבין את הצורך המתמיד להיות מעודכנים בטכנולוגיות ובמגמות המתעוררות בתחום השיווק הדיגיטלי, ומסוגל להתאים את הפתרונות המתאימים ביותר לצרכי הלקוח. במהלך עבודתי עם לקוחות, אני מקדם שיתוף פעולה ושותפות מרוכזת ליצירת פתרונות ייעודיים ומותאמים לכל עסק. אני מאמין בגישה עמוקה למוצרים ושירותים של הלקוח, ובאיכות המתקבלת מהעבודה יחד כצוות.

ניקיטה צרופים
סמנכ"ל שיווק

מאמרים נוספים בתחום

img

רוצים לדבר איתנו? לחצו כאן

img 972508154463 img 04-8119521