מערכת ERP

• 1 מה זה ERP? 
• 2 מערכות ERP - מהן המערכות הקיימות בשוק? 
• 3 מה ההבדל בין מערכות ERP למערכות CRM 
• 4 במה עוזרת לארגון תוכנת ERP 
• 5 מהן התכונות של מערכת ERP 
• 6 תוכנת ERP יתרונות וחסרונות 

אם נתקלתם במושג "מערכת ERP" ואתם שוקלים להשתמש בתוכנה זו בעסק שלכם, המאמר הזה עשוי לסייע לכם לקבל החלטה. תוכנת ERP נועדה לתכנן משאבים, לארגן את הדאטה של החברה וכן לסדר ולהאיץ את התהליכים שמתנהלים בעסק. בעזרתה ניתן לייעל את תפקוד החברה הגדולה המורכבת ממחלקות, חטיבות ועובדים רבים ולגרום להפחתה משמעותית בכשלים כתוצאה מטעויות אנוש. יש ארגונים רבים, ולאו דווקא גדולים, שזקוקים למרחב המאורגן היטב. כדי להחליט אם החברה שלך אכן צריכה את זה, כדאי להבין קודם מהי מערכת ERP ובמה היא עוזרת לעסק.

מה זה ERP?

מערכת ERP היא מערכת תכנון משאבים ארגוניים (באנגלית: Enterprise Resource Planning). זוהי בעצם מערכת מידע לעסקים שמטפלת בכל מגוון הנושאים הקיים בעסק. היא מפעילה עיבוד נתונים של העסק על מחלקותיו השונות, כולל תחומים כמו שיווק, משאבי אנוש, תפעול וכדומה. הנקודה החשובה היא שהמערכת בעצם יוצרת מכלול אחד, שנמצא כולו בתוך מקום אחד, מכל פרטי המידע המגוונים של העסק שלך.

תוכנת תכנון משאבים ארגוניים זו מערכת אוטומטית שמפקדת על ניהול מלאי, ניהול הזמנות, שרשרת האספקה, רכש, ייצור, הפצה – כאשר כל תחום מתוכנן ומתואם עם אחרים. חלק ממערכות ה-ERP מציעות גם מערכות משאבי אנוש ומסחר אלקטרוני, בהתאם לצרכים של העסק.

תוכנת ERP משלבת את כל מערכות המידע של העסק למערכת אחת באופן המאפשר שימוש אינטגרטיבי לכל הצוות, עם ממשק אחד משותף, וזה שינוי מהותי יחסית לסיטואציה שבה כל מחלקה עובדת עם האקסלים שלה והקבצים שלה. תוכנת ERP מאפשרת לנהל תהליכים עסקיים ולשלב מגוון רחב של פעילויות איסוף מידע ובכך תורמת גם לצמיחה עתידית של העסק.

חשוב להבין: מידע הוא מקור הצמיחה של כל עסק, זה נתון שאי אפשר להתווכח איתו. לכן יש לנו בעסק אלפי (או מאות אלפים) פרטי מידע על ספקים, לקוחות, הזמנות, תשלומים ועוד. בתור בעל העסק עליך לארגן את כל המידע זה בצורה הכי מסודרת שאפשר כדי שיהיה קל לשלוף אותו במידת הצורך על מנת לקבל החלטות נכונות ולסגור עסקאות, ובכללי בשביל התפקיד המיטבי של העסק. בדיוק לשם כך נוצרו מערכות ERP, שהיום משתמשים בהם בעסקים גדולים, בינוניים ולפעמים גם קטנים.

מערכות ERP יעילות צומחות יחד עם העסק ועם הצרכים שלו, כי קיימים מודולים ופיצ'רים שגם אם העסק לא זקוק להם היום, יתכן שמחר הוא יזדקק להם, לדוגמה, מערכות אינטגרציה, בינה עסקית ועוד. כך המערכת עונה על הצרכים המשתנים של כל עסק ומאפשרת לו לעמוד בזמנים, תוך כדי ייעול מקסימלי של הפעילות. אנחנו ב SBITSOFT הגענו למסקנה שהמערכת שפותחה נכון, מתאימה לעסק ומעניקה לו את כל מה שהוא זקוק לו, חוסכת משמעותית בזמן ביצוע העבודה, מגבירה את האפקטיביות של המחלקות ומאפשרת שליטה טובה יותר לדרג הניהולי. זו הסיבה שבגללה אנו מעדיפים תמיד לבנות ERP שהוא "טיילור מייד", בנוי על פי מידות הלקוח.

מערכות ERP - מהן המערכות הקיימות בשוק?

קיים מגוון די גדול של תוכנות ERP המיושמות בארץ. חלקן נוצרו בישראל וחלקן תוצרת חוץ שעברו התאמה לישראל. לכל אחת מהן יתרונות וחסרונות. ישנן מערכות שכבר מיושמות בארץ ויש עמן ניסיון בשוק המקומי. קיימות גם מערכות ERP עם פתרונות מוכנים בתחום העיסוק של העסק שלכם.

בעיקרון ניתן לסווג את המערכות לפי עקרונות החלוקה הבאים:

• תחום – מתאים לענף מסוים או שזו מערכת כללית
• מגזר – פרטי או ציבורי
• הפלטפורמה – האם זו מערכת לדסקטופ או שיכולה להתאים גם לנייד
• האם המערכת יושבת על ענן או שייכת לחברה או לעסק
• בארכיטקטורה – האם מדובר בתוכנה בעלת מבנה שלם או מודולרי. האחרון הופך לפופולרי יותר כי כך ניתן להתאים אותו לחברה ספציפית.
• לפי סוג רישיון - קנייני וקוד פתוח

חברת SBITSOFT מציעה לכם מערכת ERP המפותחת במיוחד בשבילכם. אנו ממליצים דווקא על פיתוח תוכנת ERP ייחודית, כי היא תואמת את הדרישות הספציפיות של העסק שלכם ומתאימה את עצמה לתהליכים הארגוניים שאתם מעוניינים להפעיל. ההתאמה והחידוד של המערכת שבנויה על אוטומציה מגבירה את מהירות התגובה ומקצרת את זמן הטיפול בכל עסקה, וכתוצאה מכך משפרת את שביעות רצון הלקוח.

מה ההבדל בין מערכות ERP למערכות CRM

תכנון משאבים ארגוניים (ERP) וניהול קשרי לקוחות (CRM) אלה שתי מערכות המסייעות לבצע אוטומציה של כל התהליכים העסקיים, מניהול לקוחות ועד חשבונאות ופיננסים. ERP מסייע לעסקים לתפעל את כל התהליכים על ידי חיבור המערכות הפיננסיות, הלוגיסטיות והעסקיות למסד נתונים אחד ואחיד, ולעומתו CRM מסייע לנהל את הקשרים עם הלקוחות באופן מיטבי, לעשות אוטומציה לכל משפך המכירות ולגרום לתחום התקשורת עם הלקוח "לתקתק".

שתי המערכות בעצם די דומות: הן משמשות כמאגרים של דאטה לטובת ההנהלה. לעתים הם בנויים על אותה פלטפורמה או שכל תוכנה נרכשת בנפרד והן משולבות יחד רק לפי הצורך של החברה.

בקיצור, CRM היא התוכנה שמנהלת את תיקי הלקוחות, "זוכרת" את כל ההתקשרות בין הלקוח לבין העסק ואת כל המידע שהעסק מתקבל מהלקוח. כל הנתונים שקשורים ללקוח הובאו תחת קורת גג אחת המכונה ניהול קשרי לקוחות. אבל הבעיה היא שיש המון דברים שמערכת CRM לבדה לא מספקת. למשל, את כל הקשר בין הטיפול בלקוחות לבין המערכת הפיננסית של הארגון היא בדרך כלל לא יכולה לנהל.

אז מה הפתרון? כמובן, שילוב של ERP עם CRM. כך, כל המידע של הארגון נמצא במקום אחד, הנתונים הפיננסיים, הלוגיסטיים והניהוליים נמצאים בשיתוף עם התקשורת עם לקוחות, אשר פועלת באמצעות מערכות ה-CRM של החברה. למרות ששילוב של שני הכלים האלו הוא מורכב, יש לו המון יתרונות.

מה שחשוב לדעת הוא שניתן לשלב בין תוכנת CRM לבין תוכנת ERP של העסק למרות שהן שונות מאוד, ERP נחשבת לאנליטית הרבה יותר מ-CRM. רק דוגמה אחת כדי לסבר את האוזן: שימוש אפקטיבי באינטגרציה בין CRM ל-ERP יאפשר תיאום בין צוות המכירות שפועל מול היסטוריית ההזמנות של הלקוחות, וסטטוס של הזמנה נוכחית, לבין צוות המחסן שיוכל לבדוק בקלות את הנוכחות של המוצר במלאי, מיקומו שם ושיטת הפצה מתאימה, באמצעות קריאת שירות פשוטה. התוצאה: הלקוח יקבל את השירות שניתן בפועל על ידי הארגון בכללותו, על בסיס מידע משולב, וזה בעצם אומר - לקוח מרוצה.

אם כך, השילוב של מערכות ERP עם מערכות CRM מעניק לעסק שלכם יתרון תחרותי, לחסוך זמן יקר ולגרום לעבודת הצוות של המחלקות השונות להיות מתואמת ומסודרת הרבה יותר.

במה עוזרת לארגון תוכנת ERP

כמו שאמרנו, עסקים וארגונים רבים, גדולים וקטנים, מנסים כיום לעבור למערכות ERP – מערכות ניהול מרכזיות ממוחשבות, כאשר כל העסק נמצא בהישג יד של המנהל. אם מתקינים ומשתמשים בתוכנה כזו בצורה נכונה, היא עוזרת ליצור מרחב מידע אחד שיאפשר לכל הצוות לעבוד עם מערך זה בו זמנית. המידע יהיה זמין לכולם באופן מיידי, לא תהיה האטה של פעילות, ומספר הטעויות הנובעות מהגורם האנושי ימוזער. לכן ERP מומלץ לכל הארגונים שבהם הדחיפות והדיוק של הפעילות הם גורם קריטי להצלחה.

קודם כל, ERP זו שיטה שמאפשרת לשלב את כל התהליכים העסקיים, להפוך אותם לפשוטים יותר, נוחים יותר ואוטומטיים יותר, כך שיש לה המון יתרונות.

נזכיר מספר יתרונות שהם משמעותיים ביותר:

• נתונים זמינים. כל מה שהוזן פעם למערכת יישמר בה. אין שום צורך לבדוק אותם פעמים רבות ואפשר לקצר את שרשרת מעבר המידע מגורם אחד לשני.
• המידע מוסכם. הכול נמצא במסד נתונים משותף, כך שניתן להוציא את שלב האישור מרוב המשימות.
• עבודת הצוות מפוקחת. אין פערים בנתונים וההסתברות לטעות אנוש היא מינימלית. אתה יכול לזהות את כל השגיאות של העובדים בזמן אמת מבלי לצאת מהמשרד.
• המודולים מותאמים אישית וקלים לשימוש. כל החלקים הנפרדים הופכים למכלול אחד, למשל, חשבונית שנוצרה במחלקה אחת, תהפוך לבסיס להפקת מסמכים במחלקה אחרת וכו'.

כפי שאתם מבינים, התוכנה הופכת למעין אסטרטגיה ארגונית, שבתוכה יילקח בחשבון ניהול של כל התחומים העיקריים:

• כספים: מסים, תקציב, הנהלת חשבונות, שכר ועוד
• כוח אדם
• נכסים
• אינטראקציות עם שותפים ושמירה על היסטוריה מפורטת של עסקאות עם לקוחות
• ספקים

אם מדברים על הצד הפרקטי של מערכת ERM, יש לציין את הנושא של האוטומציה של היבטים רבים של עבודת הארגון. כל התוצאות מוזנות למאגר מידע משותף, שם הן יישמרו למשך מספר שנים.

מתי כדאי לארגון לעבור לעבוד עם מערכת ERM? קודם כל, במקרים שבהם קיימות בעיות בשיתוף ואינטגרציה בין המערכות והמחלקות השונות, הגורמות ל'שיים במילוי המשימות ובתפקוד הארגון. סעיף נוסף – נושא המידע: אם יש תקלות במעבר המידע, באופן מהותי, והדבר מפריע לניהול ולתהליך קבלת ההחלטות. בכללי, לפעמים העסק גדל מהר ומדי ונוצרות בעיות תהליכיות שדורשות פתרונות חדשים.

מהן התכונות של מערכת ERP

כשמדברים על מעבר למערכת ERP ,מבינים שמדובר במגוון שלם של פעילויות שיידרשו, החל מהטמעת מערכת חדשה ועד הכשרת המשתמשים.

אך יחד עם זאת מדובר במערכת הרבה יותר זולה לפיתוח, רכישה ויישום, כי היא באה במקום פיתוח, רכישה ויישום של הרבה מערכות שונות, וחוסכת המון זמן (והזמן, כידוע, הוא כסף). אנו מפתחים מערכת אחת, בהתאם לצרכי העסק, ומטמיעים אותה בכל המחלקות. זו התכונה שהופכת את תוכנת ERP למשתלמת.

שנית, המערכת בונה את הארגון כגוף אחד ומאוחד שפועל על בסיס דאטה, והמידע זורם בצורה יעילה ובזמן. כמו כן, המערכת מאופיינת על ידי תהליך אחיד של עיבוד נתונים, ניתוח, מדידה והוצאת דוחות. כלומר, הכל נעשה לפי פרמטרים קבועים, מה שמאפשר לנו עבודה יותר יעילה, הבוחנת את כל פרטי המידע באותו האופן.

עוד מאפיין חשוב של מערכת ERP – היא עובדת על מודולים מגוונים המשתנים בין מחלקות או בין סוגי העסקים. כשבונים מערכת כזו שמתאימה לארגון מסוים, זה מאפשר היענות מלאה לצרכי כל עסק ותאימות מושלמת לאופי הניהול של החברה. ואם כבר משקיעים במערכת כזו, בהחלט כדאי שהביצועים שלה יהיו מעולים.

איך אפשר לדעת שהגיע הזמן להכניס לארגון מערכת ERP? כמעט כל חברה המתקדמת במהירות, מתמודדת עם הצורך ביישום מערכות מידע שיסייעו לייעל חלק מהעבודה של החברה. זה נדרש כדי להישאר ארגון תחרותי ויעיל שמנצל את הזמן העבודה של הצוות באופן מיטבי.

הנה כמה סימנים המאותתים שהגיע הזמן לשינוי:

• העובדים צריכים להשקיע זמן רב במשימות שגרתיות ופשוטות שקל לבצע בהן אוטומציה.
• תהליך השגת המידע הנחוץ כדי לקבל החלטות דחופות הופך למסורבל מדי.
• אתם עובדים ביומיום עם יותר מדי מוצרים ותוכנות שונות שלא ניתן לעשות להם אינטגרציה, כי המודולים והטבלאות אינם מועברים בקלות מתוכנה אחת לאחרת.
• המידע אודות המלאי במחסנים, תנועת כספים והסחורות מתעכב ובינתיים הופך לא רלוונטי.
• לא ניתן לקבל מספרים ולנתח דוחות אלא ממחשב אחד ספציפי במקום העבודה.
• לוקח זמן רב מאוד להכין מסמכים פיננסיים.
• כל המכירות והתקשורת הכללית עם הלקוחות מסובכת בצורה בלתי אפשרית.
• מחלקות מתקשות לתקשר זו עם זו.
• אם יש מחלקת IT, היא מתפקדת בקושי רב.
• פעולות הצוות לא מספיק מתואמת וניהול משאבי האנוש בלתי יעיל.

על מנת לצמצם את הסיכונים ולהיות בטוחים שההתקדמות הכרחית, כדאי לערוך ניתוח יסודי יותר של העסק או הארגון שלכם ומה ישתנה בחברה עם כניסת מערכת ERP.

תוכנת ERP יתרונות וחסרונות

היתרון הגדול הראשון של מערכת ERP הוא שיש לה מסד נתונים אחד לכל הדאטה של החברה, החל מנתונים הפיננסיים וכלה בתפעוליים. מבחינת הדיווח, הן הקבוע והן פר תיק של לקוח מסוים, למשל, יש לכך השפעה רבה, כי המערכת משכללת ומייעלת את התהליך. כשיש מסד אחד של נתונים כלכליים ותפעוליים לכל החברה כולה, גם הצוות מסוגל לעיין בדוחות בלי להסתייע במחלקות אחרות לצורך ניתוח ופירוש הדיווח השוטף. בצורה כזו מנהלי העסק מסוגלים לקבל החלטות מבוססות נתונים במהירות וביעילות. הדבר משפיע על הרווחיות, על הזדמנויות צמיחה חדשות וכמובן על יעילות העסק.

יתרון נוסף של מעבר למערכת ERP הוא אוטומציה שמאפשרת לזרז את תהליך סגירת העסקאות, כאשר אין צורך בהכנסה ידנית של נתונים למערכות אקסל ואחרות, או בהתקשרות למחלקות אחרות כדי לקבל מידע כזה או אחר. החיסכון בזמן הוא עצום.

בתחום הכספים המערכת חוסכת את כל התהליך של הזנת הנתונים הידנית ובכך מצמצמת מאוד את הסיכוי לטעות אנוש, וקיצור זמן של הוצאת דוחות, משכורות ועוד. רוב החברות מדווחות על קיצור משמעותי של תהליכי עבודה.

אם נסכם בקצרה, יתרונות של מערכת ERP כוללים:

• שיפור תהליכי עבודה
• טכנולוגיה מתקדמת יותר שמאפשרת יותר פעילות
• שילוב מערכות שונות, אינטגרציה ואוטומציה
• מגוון רחב של מודולים, להתאמה מירבית
• יעילות רבה יותר של הצוות, חיסכון בזמן וצמצום האפשרויות לטעות אנוש
• ראייה עסקית הוליסטית, שיפור המידע המועבר להנהלה

לסיכום, היום יותר ויותר ארגונים מבינים שכדי להצליח, יש צורך לשלב את כל המשימות השונות לתוכנה אחת בעלת ביצועים גבוהים, מאפשרת התייעלות ואוטומציה לחברה כולה ומעניקה למנהלים את המידע המלא לקבלת החלטות מושכלות ואפקטיביות.