icn
icn
icn
img

למה עסקים משתמשים לעיתים בתוכנת CRM לפרוייקטים שלהם

מדוע אנו מדברים על תוכנה לניהול קשרי לקוחות (תוכנת CRM) בהקשר של ניהול פרויקטים? בפשטות נראה שתוכנה לניהול לקוחות (CRM) זוהי פלטפורמה נפרדת עם משימות שונות לחלוטין מאשר תוכנה לניהול פרויקטים, והקשר לא ברור מיד. אך מסתבר שיש ארגונים רבים שמשתמשים בתוכנת CRM דווקא לשם ניהול פרויקטים. למעשה, בתחומים רבים במשק (החל קמעונאות ושירות לקוחות, ועד חינוך ורפואה), אי אפשר להפריד בין ניהול פרויקטים לבין עבודה עם לקוחות. הארגונים למעשה מתמודדים עם פרויקטים שמערבים ניהול לקוחות באופן ישיר ומקיף. 

 

img

מדוע ארגון העוסק בניהול פרויקטים זקוק לתוכנת CRM?

כבר בשלבים הראשונים של הפרויקט, בשלב המכירה ללקוח וביצוע העסקה, עלולות להתעורר בעיות שישפיעו על כל הפרויקט במהלך ניהולו. רק לשם דוגמה, במהלך יישום הפרויקט עשוי להתגלות שהפתרון הטכני עבור הלקוח נבחר באופן שגוי. ללקוח יהיו הרבה טענות, כי לא כל הדרישות שלו נלקחו בחשבון. בסופו של דבר התהליך ייגרר, והעלויות המתוכננות וזמן ביצוע הפרויקט יגדלו, מה שיגרום להפסדים.

כדי לנהל ביעילות משימות ופרויקטים, בכל שלב חייבים מעקב צמוד אחרי התהליכים והלו"ז, והמידע המלא הנגיש בכל זמן לדרג הניהולי עשוי להיות קריטי. תוכנת CRM תסייע בכך שתעניק גישה משותפת לקבצים, לוחות זמנים לפעולות, תאפשר מעקב אחר היעדים והתוצאות. בכך התוכנה מסייעת לנהל את כל הפרויקט כולו. תוכנת CRM גם מקצה משימות להשלמת פרויקט במהירות ובכך תסייע בהגנה מפני טעויות אנוש. עצם הסדר בתיקי לקוחות של הפרויקט עשוי להשפיע על הצלחת הפרויקט.

תוכנת CRM מבצעת אוטומציה מקיפה של פעילות החברה. התוכנה מספקת לא רק ניהול תיקי לקוחות וניהול משימות ופרויקטים, אלא גם דיוור, צ'אטים, ניהול מסמכים אלקטרוני, הזנת משימות מקוונת, משפך מכירות, ישיבות וידאו, ואפילו הנהלת חשבונות ומחסן. כל זה לשם הצלחה בניהול הפרויקט.

אחרי סיור קטן באתר שלנו, אולי ניפגש? כתבו לנו!

נשמח לחזור אליך במשך היום

אילו משימות נוספות של ניהול פרויקטים בעסק אמורה לבצע תוכנת CRM? 

בשתי מילים: היא צריכה לספק רמה גבוהה של חוויית הלקוח עם עלויות מינימליות. 

שיחת וואטסאפ שיחה עם נציג

בהתבסס על כך, ניתן לציין את המטרות של תוכנת CRM לניהול פרויקטים: 
גישה נוחה לנתונים - לא מדובר רק ברשימת הלקוחות המלאה ובארכיון הפעולות איתם, אלא גם ברשימות שערכו המנהלים והעובדים. המערכת צריכה לאפשר לגלות בלחיצת עכבר איזה עובד אחראי למשימה מסוימת, איזה מנהל מוקצה ללקוח זה או אחר.
הכנסת תקני עבודה אחידים. בארגון ללא מערכת CRM, אנשי הצוות מבצעים את המשימות שלהם  באופן ספונטני כמיטב יכולתם, ומנהלים את זרימת המסמכים בצורה לא מאורגנת. לעתים קרובות זה יוצר מצבים שרמת הביצוע קשורה יותר ליכולותיו של עובד זה או אחר, ולא לסטנדרטים אחידים שנדרשים לשם ניהול פרויקט מוצלח. תקשורת בתוך צוותים גדולים גוזלת המון זמן, ויעילות העבודה סובלת. אבל אם אתם מפעילים את הארגון כולו דרך תוכנת CRM, בה מתנהל הדיווח האוטומטי והיא בעצם מספקת מרחב תקשורת אחיד, ניתן לפתור את הבעיות האלה.


שיפור איכות הניתוח השיווקי - איסוף נתונים סטטיסטיים על מכירות וניתוחם באופן ידני הוא משימה קשה אפילו עבור ארגונים קטנים ובינוניים. ככל שהארגון גדול יותר כך המשימה הזו הופכת להיות מורכבת יותר ומסובכת יותר. אם אתם מנהלים מכירות לפי פרויקטים באמצעות מערכת CRM , הנתונים עליהם יישמרו באופן אוטומטי, ויהיה אפשר גם לבקש פילוחים וניתוח של מידע. ניתן יהיה למיין ולנתח אותם באופן אוטומטי, ובמידת הצורך להציג אותם בצורה חזותית למשקיעים פוטנציאליים, למשל. כל זה יעזור לבעלי העסק לקבל החלטות נכונות יותר.


ניהול פרויקטים -  כל עסק מציב לעצמו אתגרים ומנסה לפתור את הבעיות באופן הכי טוב שיש. זה נכון גם לגבי עסק שמבוסס פרויקטים. הדרג הניהולי מעוניין לפקח על מנהלי הפרויקטים, להעריך את הביצועים שלהם, לגלות את הבעיות בזמן ולבנות תוכניות אסטרטגיות מציאותיות לפיתוח החברה. הם רוצים להשתמש במערכת שתאפשר לראות את התמונה כולה בלי שיצטרכו לכתוב לכל עובד מייל בכל פעם: "נו, איך הולך?"

הפלטפורמה הדיגיטלית המאפשרת לעסק להשיג את כל היעדים האלו הופכת אותו לדינמי יותר ויעיל יותר. זו הסיבה לכך שיותר ויותר ארגונים בוחרים בתוכנת CRM שתסייע להם בניהול פרויקטים.

כיצד מערכת CRM יכולה לסייע לכם בניהול פרויקטים

לכאורה, נדמה כי ייעודה של תוכנה לניהול לקוחות שונה מתכליתה של תוכנה לניהול פרויקטים ולכן יש צורך בשתי תוכנות נפרדות, אולם על אף שמדובר בתכנה לשימור לקוחות, ניתן להשתמש בה גם בניהול פרויקטים, ולמעשה היא יכולה להתאים לכך מאוד. כיצד?
תוכנת CRM יכולה לעזור לחברות המתעסקות בניהול פרוייקטים לאורך התהליך ובפרט בשלב ההתחלתי. כבר בשלב זה, המערכת תוודא כי לא פספסתם שום דבר בהכנסת הנתונים או ביצוע העסקה שעלול להוביל לאי שביעות רצונו של הלקוח בעתיד. לעתים טעות שבוצעה בתחילת הדרך עלולה לגרום לכם לחזור אחורה על כל התהליך ואף להפסיד כספים.
על מנת לבצע פרוייקטים בצורה יעילה ומסודרת, על כל העוסקים במלאכה להיות במעקב אחר לוחות הזמנים, לדעת מה מצב הפרוייקט בכל רגע נתון ואיפה הצוות שלהם נכנסים לתמונה. כדי לסייע בעניין, תוכנת CRM מקנה לכל המנהלים והעובדים גישה שיתופית למסמכים שהועלו, צפייה בלוחות הזמנים של יתר העובדים והכנסת יעדים ומשימות שנשארו לצורך השלמת הפרוייקט. בנוסף לכך, התוכנה מכילה פיצ'רים שנראים כאילו אינם קשורים לניהול לקוחות או פרוייקטים, כדוגמת: דיוור, משימות מקוונות, צ'טים, אפשרות לשיחות וידיאו וכדומה, שתפקידם לעזור בביצוע הפרוייקט. 

שיחה עם נציג שיחת וואטסאפ

באילו עוד היבטים מערכת CRM מועילה בניהול פרויקטים?

בהמשך למה שצוין מעלה, מטרתה המרכזית של תוכנת CRM בהקשר לניהול פרוייקטים הינה מילוי צרכי הלקוח תוך אי חריגה מהתקציב. כדי לענות על מטרה זו, התוכנה מסייעת במספר היבטים: 
ההיבט הראשון הינו גישה לנתונים – הן למידע בסיסי כדוגמת: כמות רכישות ועסקאות שבוצעו, והן למידע נרחב יותר כדוגמת: רשימת העובדים המוקצים לכל משימה וסטטוס הביצוע של כל אחת.
ההיבט השני הינו הגדרת תקנים אחידים בין העובדים  – התוכנה מייצרת תקשורת בין עובדי המחלקות השונות בעזרת דיווח אוטומטי על ביצוע המשימות. פעילות זו מגדירה לעובדים סטנדרטים אחידים שיש לעמוד בהם מכיוון שאלו יודעים שעליהם לעשות כמיטב יכולתם כדי שהעובדים שאחריהם יוכלו לבצע את תפקידם בצורה טובה.
ההיבט השלישי הינו ניתוח שיווקי – מכיוון שאין זה פשוט לבצע איסוף נתונים סטטיסטיים בצורה ידנית, התוכנה מרכזת בתוכה את נתוני הרכישות והעסקאות שבוצעו לאורך זמן ושומרת אותם בצורה אוטומטית. כך, היא מאפשרת לנתח את הנתונים הסטטיסטיים בצורה נוחה ואף להציג אותם בצורה חזותית אם נדרש. היבט זה עשוי לסייע לבעל העסק לתכנן פעולות עתידיות בהסתמך על נתונים מדויקים.
ההיבט הרביעי הינו פיקוח – המערכת מאפשרת למנהלי העסק לעקוב אחר סטטוס ביצועי המשימות של העובדים ולוודא כי הכל מבוצע בזמן ובדרך הנכונה. כמו כן, המערכת יכולה לספק מידע על בעיות קיימות וכך לאפשר למנהלי החברה למצוא פתרונות יעילים בהתאם ליכולות של העובדים בעסק. 
לאור הנתונים המוצגים, ניכר כי השימוש בפלטפורמה דיגיטלית כדוגמת תוכנת CRM לניהול פרוייקטים יכול לקחת את העסק שלכם צעד אחד קדימה, לייצר בו סדר ולהפוך אותו ליעיל יותר. אנחנו ממליצים לבחון את האופציה אם אתם עסק שמתנהל מול לקוחות עם פרויקטים רבים ומתמשכים. 
אנחנו מציעים לכם מערכת CRM בשיטת WHITE LABEL שמתאימה גם למשימה של ניהול פרויקטים בעסק. נוכל להתאים לה את כל המודולים והפונקציות שהעסק המסוים שלכם זקוק להם.
 

 

מנהל פרויקטים ומומחה לשיווקי דיגיטל ו-UI&UX עם תואר BA בכלכלה וניסיון מקצועי של שנים רבות, השתתפתי בהצלחה במגוון פרויקטים שיווקיים לחברות ועסקים מגוונים בתעשיות שונות. מניסיוני העשיר בתחום, אני מבין את הצורך המתמיד להיות מעודכנים בטכנולוגיות ובמגמות המתעוררות בתחום השיווק הדיגיטלי, ומסוגל להתאים את הפתרונות המתאימים ביותר לצרכי הלקוח. במהלך עבודתי עם לקוחות, אני מקדם שיתוף פעולה ושותפות מרוכזת ליצירת פתרונות ייעודיים ומותאמים לכל עסק. אני מאמין בגישה עמוקה למוצרים ושירותים של הלקוח, ובאיכות המתקבלת מהעבודה יחד כצוות.

ניקיטה צרופים
סמנכ"ל שיווק

מאמרים נוספים בתחום

img

רוצים לדבר איתנו? לחצו כאן

img 972508154463 img 04-8119521